個人情報とは、氏名・電話番号・メールアドレス・身分証番号など、直接的または間接的に個人を特定できる情報のことです。社員番号や会員記録なども特定の個人と結びつけることができれば個人情報に該当する可能性があります。一度漏洩してしまうと顧客・社員あるいは会員の全体に影響が及ぶ可能性があるため、保有する個人情報が多ければ多いほど保護レベルを高める必要があります。
企業の個人情報管理の現状と課題
多くの企業では情報セキュリティ規程を策定し、従業員に機密保持誓約書への署名を求め、さらにISO 27001を導入していますが、これらはあくまで管理の基礎に過ぎず、個人情報を効果的に管理できているとは限りません。企業が導入した情報セキュリティツールが、「誰がデータにアクセスし、誰が複製し、誰が転送したか」といったユーザーの行動を完全に記録できない場合、潜在的なリスクが生じることになります。企業が「個人情報を管理していることを証明する証拠はありますか？」と問われた際、個人情報を含むファイルがどこにあるか／誰が使用したかの記録を提示して、漏洩のリスクがあるかどうかを証明しなければなりません。これこそが情報セキュリティ規程を徹底し、個人情報を効果的に管理するための鍵です。
管理状況を確認できる証拠の欠如
企業の既存の情報セキュリティ管理を検証すると、主に2種類の課題が見られます。1つ目はツールを導入していない企業で、PC内に個人情報が存在するか外部に持ち出されていないかを全く把握できていない場合です。もうひとつはツールを導入している企業で、ファイル書き出しのログは残っているものの、書き出されたファイルに個人情報が含まれているかどうか分からず、またPC内の個人情報の分布状況も把握できないというケースです。この2つの管理上のギャップにより、企業は情報セキュリティのインシデントに直面した際、法的効力を持つ立証能力を欠くことになってしまいます。
エンドポイント情報漏洩防止
TotalSecurityFortは、エンドポイントPC上の各ファイルへの書き出し経路を管理および記録できるDLP（Data Leak Prevention）ツールであり、USBやWeb経由のアップロード・プリンターで印刷・メッセンジャーアプリ・Outlookメールなどの経路を網羅しています。データ転送を完全に許可または禁止することは不可能であるため、TotalSecurityFortはファイルの書き出しを行ったユーザー・イベント・日時・場所・対象物を記録し、法的証拠能力を備えた完全な記録を提供します。
従来のDLPでは検知できない「シャドーデータ」
従来のDLPは、各通信経路からのファイル書き出し時にファイル名のみを記録するため、ファイルの内容に個人情報が含まれているかどうかを把握できません。これにより、シャドーデータに関するグレーゾーンが生じています。例えば、「.docx」という拡張子を「.jpg」に変更したり、ファイル名を「社内通知」としながらも本文に大量の個人情報を記載したり、個人情報のスクリーンショットを合法的なファイルに混在させて分割して書き出したりすることで、DLPの防御を回避できてしまう可能性があります。
TotalSecurityFort DLP＋ファイルスキャン＋コンテンツフィルタ
シャドーデータの問題を解決するため、TotalSecurityFortは既存のDLPアーキテクチャに「ファイルスキャン」と「コンテンツフィルタ」の2つの機能を追加しました。静的なファイルスキャンでコンピュータ内に存在する個人情報を含むファイルを能動的に洗い出し、管理者がコンソールからスキャン範囲を指定して、システムはリスクレベルに応じてスキャンされたファイルを自動的に暗号化または削除します。
動的なコンテンツフィルタでは、ユーザーがUSB・メッセンジャー・メール、印刷などの手段を通じてファイルを書き出す前に、まずコンテンツフィルタリングを行い、リスクレベルに応じて許可、ログの保存あるいは高リスクの個人情報を含むファイルは書き出しをブロックします。静的/動的を問わず両方とも画像OCR機能を備えており、画像内の個人情報を認識できるほか、ファイルのMIMEタイプやMicrosoft MIPタグを識別して許可の可否を判断することで、コンピュータ内の「シャドーデータ」を効果的に特定します。
法的証拠能力を備えたログ
TotalSecurityFortのファイル監査およびコンテンツフィルタ機能は、完全な監査ログ、監査対象ファイル一覧および個人情報の内容を提供します。これには、ユーザー（ユーザーアカウント・氏名）、イベント（監査結果）、時間（出力日時）、場所（どのコンピュータおよび作成経路か）、データ（ファイルログおよびバックアップ）が含まれており、真に法的効力を備えた監査可能なログを形成します。
プライバシー保護と権限分離
本システムは権限分離の管理システムを提供しています。管理者はシステム設定のみを実行でき、関連ログを閲覧することはできません。監査担当者はログの閲覧のみ可能で、システム設定を行うことはできません。さらにデータマスキング機能を提供することで管理者が違反を発見できても完全な個人情報を閲覧できないようにして、「審判兼選手」のような状況の発生を防止します。
情報セキュリティ規定を確実に実施する
個人情報の管理は規則や誓約書だけに頼るのではなく、実効性のあるログを根拠として行う必要があります。コンピュータ内の個人情報の分布を把握するための静的なファイル調査や棚卸しから、データが書き出される前に高リスクなファイルを遮断する動的なコンテンツフィルタを備え、さらに法的効力を持つ完全な監査ログとシステム権限/監査責任の分離システムを組み合わせることで、 TotalSecurityFortは企業が規制を管理体制に確実に反映できるよう支援し、情報セキュリティインシデントや法規制の要求に直面した際にも立証可能なログを提示できるようにします。